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如何掌控辦公家具采購

辦公家具是政府集中采購項目中重要的貨物類產品,在采購實踐中以難操作而著稱,主要體現在如何有效控制、銜接與制約家具采購的三個環節上。

  一是明確需求,提供虛擬技術參數。家具屬于典型的定制產品,科學、合理的參數顯得十分重要,但對于并不專業的采購人而言,難度也很大。單純走訪市場,挑選喜歡的產品與該品牌的供應商接觸,再提出相應的技術參數,難免會有一定的傾向性,也容易遺漏重要的參數。與其被動地修修補補,不如主動出擊,針對各類主流辦公家具,編制一個虛擬的技術要求和參數,在收到采購任務后,第一時間主動提供給采購人,讓他們根據這個虛擬技術需求,提出相應的技術參數,這樣就避免了盲目性。還可以通過深入的市場調研、與全國各地政府采購中心溝通學習、借開政府采購的相關會議與全國知名專家積極探討等各種方式,逐漸形成一個相對完整的辦公家具全系列產品"虛擬技術需求"。

  二是編制標書須嚴格標準、慎設門檻。在編制采購文件前,應聘請相關方面的專家對家具采購詳細的配置和技術參數予以完善,向采購人指出相應的缺陷和漏洞,提出合理的意見和建議。反過來,采購人請論證專家到現場幫助他們制訂相應的技術方案,也使采購更加嚴謹和順利。合理設置投標人門檻也是確保家具質量的一個重要條件。目前家具生產企業參加的各項認證比較繁雜,一方面要對各項認證進行綜合分析考量,另一方面在設置標書時,不能將門檻設得過高過多。

  三是嚴控質量須監督生產、加強驗收。外觀相同的家具,內在品質的差別也可能很大。所以在生產的過程中進行有效的監督就顯得非常必要。在辦公家具采購過程中,特別是在實施采購數量和金額比較大的采購項目,建議采購人跟蹤監督生產,加強產品的驗收環節,以確保質量。在采購環節中,應要求開標時提供批量大的和主要產品的樣品及各種材料的小樣,驗收時照樣品的品質檢查驗收;在生產環節中,采購人應駐場監督生產或不定期的隨機入廠抽查;在驗收環節,采購人可委托家具質檢單位對家具成品進行抽樣檢測,甚至可以邀請投標時落標方代表等人員參加,讓采購真正做到公開透明。

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